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Validation et Clôture d'exercice
 

Une fois la validation des comptes prononcés, nous allons pouvoir procéder à la clôture de l'exercice. Cette opération va solder et supprimer tous les comptes de charges et de produits (au profit du compte de résultat) et créer un mouvement important, celui des "à nouveaux" composé du solde des comptes de bilan (1 à 5).

Donc, une fois clôturé, vous n'aurez plus accès aux opérations antérieures au 1er janvier N, ce qui peut être un peu handicapant lorsque l'on recherche un mouvement particulier sur l'exercice (voir plusieurs exercices) précédant (s). Autant conserver un "sommaire" de nos PJ... je le conseille grandement.

Vous pouvez créer autant de sociétés sur Ciel que vous le souhaitez afin de naviguer allégrement d'une année sur l'autre ; par exemple :

 

 

Maintenant, clôturons.

 

A - Validation des écritures

 

Vos écritures sont actuellement dans le "brouillard", ce qui signifie que vous pouvez encore les modifier à votre gré. Il faut, avant de pouvoir clôturer, les rendre définitives. Il s'agit donc de les valider.

Les écritures en brouillard sont symbolisées par des mouvements écris en Noir dans la liste des écritures :

 

 

Pour valider le brouillard :

1 - "Traitement" puis "Validation brouillard" :

 

2 - Dans la fenêtre suivante, renseignez scrupuleusement la date de validation... en effet, vous avez sans doute attaqué l'année suivante. Attention de ne pas englober ces écritures :

 

 

3 - Cliquez sur "OK"... puis sur "Oui"

 

 

4 - La validation commence, jusqu'au message suivant :

 

 

 

... ou celui-ci pour les grosses entités (là, ça cause !)

 

... Attention ! Ceci est de l'humour de comptable... OK, je sort...

(une quiche lorraine à celui qui trouvera l'entité ayant validé ces 79751 écritures... quel suspense !)

 

5 - "J'ai fait tout comme t'as dit et ça n'a même pô validé !"

Je connais au moins deux raisons qui peuvent empêcher une validation d'aboutir : rendez-vous ICI pour résoudre votre problème.

 

 

B - Sauvegardez votre compta

 

N'oubliez pas cette étape ! Sauvegardez votre compta sur un support "durable". Evitez par conséquent les clés USB ou les répertoires de disque dur en préférant à cela un CD-R qui sera sagement et précieusement rangé dans votre coffre.

 

 

C - Création d'une nouvelle société

 

Cette étape n'est pas obligatoire. Elle est simplement destinée à conserver l'historique de l'année N-1 en créant une société "2009" contenant les écritures non clôturées de 2009 (en cas de recherches dans les PJ de cette année), et une société "2010" qui sera le dossier de travail de l'exercice. Vous pouvez, si vous voulez aller plus loin, créer une société pour N-2, N-3,...

 

Si vous ne souhaitez pas mettre en place ce système, passez directement à l'étape "D - Clôture"

 

Pour l'exemple, nous allons clôturer l'année 2009 et ouvrir l'année 2010 :

 

1 - Ouvrez Ciel Compta. Dans la fenêtre de sélection de société, vous trouverez l'intitulé "Nouvelle". Cliquez dessus :

 

 

2 - Le module de création de société s'ouvre. Restez en mode simplifié et cliquez sur OK :

 

 

3 - Fenêtre suivante : nous n'allons renseigner que les deux premières lignes : la première concerne un répertoire de votre disque dur dans lequel toutes les données de votre société vont être enregistrées, et qui va être créé automatiquement par le logiciel. Appelons le "2010" :

 

 

4 - Dans toutes les fenêtres suivantes, cliquez sur "Suivant" ou "OK" sans rien renseigner. Inutile de renseigner le moindre paramètre car nous allons effectuer une restauration des anciens paramètres.

 

5 - Lorsque l'interface principale de Ciel va s'ouvrir, nous allons pouvoir injecter notre précédente sauvegarde : cliquez sur "Utilitaire" et "Restauration" :

 

 

6 - Vous allez indiquer au logiciel l'emplacement de votre sauvegarde (votre CD-R par exemple) et cliquer sur OK, puis confirmer la restauration.

 

7 - C'est à partir de ce répertoire que nous allons clôturer et ouvrir notre année 2010 (l'ancien répertoire sur lequel vous avez travaillé durant l'année 2009 ne servira plus que pour consulter les écritures de 2009)

 

 

D - Clôture

 

 Clôturons donc notre exercice 2009 :

 

1 - Cliquez sur "Traitement", "Fin d'exercice" et "Clôture" :

 

 

2 - Vérifiez que la date de clôture qui s'affiche soit bien la bonne, en l'occurrence pour notre exemple, le 31/12/2009 ; cliquons sur "Suivant.

 

 

3 - Le logiciel nous recommande de sauvegarder... comme nous sommes très prévoyant, cette précaution a déjà été prise ; Cliquons sur "Suivant".

 

 

4 - Cliquez sur "Suivant" jusqu'à cette fenêtre ; cliquons sur OK !!!

 

 

5 - La clôture se lance...

 

 

... et se termine. Cliquez sur OK.

 

 

6 - Et vous constatez que tout vos icones sont grisés et inaccessibles... nous nous trouvons en ce moment à cheval entre deux années... nous avons quitté 2009 mais nous ne sommes pas encore arrivé sur 2010, perdu dans le continuum espace-temps, un no man's land virtuel et comptable qui donne le vertige et qu'une impulsion électrique de 2,21 gigowatts pourrait réduire à néant si nous avions à notre disposition une DeLoréane capable de voyager dans le temps (non de Zeus !)... ce qui n'est pas le cas, alors utilisons les outils que nous propose Ciel compta pour accéder à 2010 :

 

 

E - Réouverture

 

Lançons la réouverture de Ciel Compta et de l'exercice 2010 :

 

1 - Cliquez sur "Traitement", "Fin d'exercice" et "réouverture" :

 

 

2 - Nous ouvrons notre compta au 01/01/10... nous allons reprendre les mêmes codes budgétaires qu'en 2009 et reprendre le détail des écritures non lettrées et non pointées :

 

 

3 - Cliquez sur "OK" ; la réouverture se lance...

 

 

... et se termine.

 

 

4 - Nous pouvons vérifier dans la "Liste des écritures" que le mouvement des "A nouveaux" a été correctement créé. Nous pouvons maintenant reprendre une activité comptable normale et attaquer sereinement l'année 2010.

 

 

F - Finalisation

 

Si vous avez appliqué l'étape "C - Création d'une nouvelle société", cette dernière petite étape est conseillée...

 

Une fois toutes ces opérations effectuées, allez dans "Dossier" puis "Modifier" : dans les coordonnées de la société, insérez la mention "2010" avant la raison sociale :

 

 

Vous pouvez revenir sur l'ancienne société qui concerne les écritures de 2009, et faire de même en insérant la mention "2009" devant la raison sociale. De cette manière, à l'ouverture de Ciel compta vous aurez un menu propre et clair qui vous permettra de naviguer sur les compta des années précédentes :

 

2009 - FOYER DE TATIHOU

2008 - FOYER DE TATIHOU

2007 - FOYER DE TATIHOU

2006 - FOYER DE TATIHOU

...

...

 

 

 

Mise à jour du 13/02/09

Auteur : PMS asfoy Gaël Le Gallic

 

 

 

 

Contact : PM asfoy Gaël Le Gallic                         * Courriel : Gael.legallic@orange.fr

( Poste : 02 98 2 21 921                                            : MSN : Gael.legallic@live.fr